Vi behöver hjälp

Organisationens struktur

Här följer ett förslag på hur man kan organisera en oljeberedskap.

1: En ledningsgrupp bestående av:

  • A: Projektledare
  • B: Djurvårdsansvarig
  • C: Logistik
  • D: Administration och ekonomi

2: “Team-ledare”

  • E: Teamledare för fältarbetet
  • (B): Teamledare fö Djurvårdsarbetet, Bedömning och beslut
  • F: Teamledare för för- och eftervården
  • G: Teamledare för tvätt

Varje teamledare har i sin tur ett gäng volontärer, ett “team” som de ansvarar för och jobbar med.

Ledningsgruppen och teamledarna

Ledningsgruppens uppgift blir så klart att leda arbetet, och för att det ska fungera krävs bra ledarskap, framför allt hos projektledaren/na. Bra ledaregenskaper, enligt vår mening, är bl.a.:

  • Erfarenhet av projektledning! Kanske den viktigaste egenskapen, d v s att man drivit större projekt tidigare och vet vad det innebär med ledarskapsproblem och lösning av praktiska problem
  • Förmåga att delegera/naturlig ledare; handlingskraftig – det måste hända saker och alla måste märka det
  • Stresstålig
  • Administrativa färdigheter; kan hålla reda på papper och tider mm
  • Tydlig i sin kommunikation för att klargöra roller och ansvar
  • Kommunikationserfarenhet; tycker om att tala inför grupp, kanske viss medievana?
  • Vågar fatta beslut – både behagliga och obehagliga ...
  • Prestigelös; kan tänka sig att rycka in på väldigt operativ/basal nivå
  • Ödmjuk och lyhörd

Vad man bör vara medveten om i samband med oljekatastrofer, är att arbetet innefattar mycket starka, känslomässiga moment och beslut. Många av dem som arbetar på fältet kommer att få se djur lida och dö. Vissa individer som man tror ska klara sig gör det inte, och det händer i stort sätt jämt att personer bryter ihop och börjar gråta, vilket är helt förståeligt. Det är därför viktigt att ledningsgruppen, och framför allt projektledaren/na peppar dem som är på fältet, och att de även har överseende med de känslor som dessa går igenom. Samtidigt är det viktigt att arbetet fungerar d.v.s. att man fortfarande kan fatta realistiska beslut och hålla sig till budget m.m. I vårt exempel har vi bildat en ledningsgrupp bestående av:

  • A: 1-2 projektledare; beroende på omfattningen. Ibland är det lättare om man är 2 projektledare, kanske en som tillbringar mer tid på fältet och den andra på kontoret, eller en projektledare och en assistent
  • B: 1-2 djurvårdsansvarig; även där beroende på omfattningen eller liknande fördelning som projektledarna
  • C: 1 som håller i administration och ekonomi, "pappersexercisen". Vid större utsläpp kan givetvis även denna post kräva fler
  • D: 1-2 som håller i logistiken, d.v.s. lokaler, material, fordon och kommunikation/information. Detta är ett stort område som även det kan kräva 2 personer

Vidare har vi gjort en "underledning" när det gäller fördelningen av ansvarsposter för djurvårdsarbetet. Vi kallar dem "teamledare", men vid större katastrofer kan även de ingå i ledningsgruppen.

  • E: Teamledare för fältarbetet
  • F: Teamledare för stabilisering (För-och eftervård)
  • G: Teamledare för tvätt

E,F och G bildar tillsammans med B själva " Djurarbetsgruppen ", medan A, C och D upprättar ett ledningskontor och sköter de "administrativa uppgifterna". Projektledaren/na rör sig både på fältet och på kontoret.

De olika posternas uppgifter

A: Projektledaren/na

  • håller dagliga möten med ledningsgruppen och tar beslut om vad som ska prioriteras
  • ansvarar för de dagliga aktiviteterna
  • ansvarar för hälsa och säkerhet
  • tar möten med/informerar styrgruppen
  • talar med pressen

B: Djurvårdsansvarig/a

B bör vara en erfaren viltrehabiliterare/veterinär, alt. att post B leds av 2 personer, där den ena tar beslut om djuren på fältet och den andra tar beslut om prioriteringar inom djurarbetet generellt/i ledningsgruppen

  • har övergripande ansvar för djurvården
  • håller dagligen möten med teamledarna/"djurteamet" (E,F och G) och beslutar om vad som ska prioriteras
  • är nyckelperson/ kontaktperson genom att ha en roll både i ledningsgruppen och "djurteamet"
  • tar beslut om (i samarbete med vet.) vilka djur som bör prioriteras, när de är redo för tvätt, när de är redo för frisläppning, om de bör avlivas eller sättas på intensivvård
  • är ansvarig för datan; journalföring, obduktionsrapporter

C: Logistik

  • ansvarar för lokaler
  • ansvarar för material/utrustning
  • ansvarar för transportfordon; bil, båt
  • upprättar ett nätverk för kommunikationen; telefoner på kontor, i lokaler, mobiltelefoner till fältledarna, komradio, e-mail och internet- uppkopplingar
  • kontaktpersoner för info. gällande oljan; kustbevakningen, väderrapporter från SMHI
  • upprättar en informationsvägg/anslagstavla i ledningsrummet, samt underhåller den, tillsammans med de övriga i ledningsgruppen, med aktuell information
  • ansvarar för avfallshanteringen

C är en omfattande post som förmodligen kräver mer än en person. Endera håller 2 i ansvaret och ingår i ledningsgruppen, eller så har C en egen liten "stab" under sig och har de övergripande ansvaret/ingår i lednings-gruppen. 

D: Administration/Ekonomi

  • protokollför möten
  • sköter den löpande administrationen och ekonomin, arbetstider, pengar in - ut, budgetkalkyl etc.

E: Teamledare - fältet

  • planerar de dagliga insatserna tillsammans med B, och rapporterar tillbaka till B kontinuerligt
  • upprättar samlingsplatser och strandteam
  • ansvarar för rekognosering och insamling av djur; levande och döda
  • upprättar, i mån av möjlighet, förstahjälpenlokaler i anknytning till stranden, och förstahjälpen-team
  • ansvarar för transporter till vård/tvättlokaler
  • ansvarar för transport och frisläppning av tvättade fåglar

F: Teamledare - stabilisering (för- och eftervård)

  • planerar de dagliga insatserna tillsammans med B, och rapporterar tillbaka till B kontinuerligt
  • ansvarar för för- och eftervård, d.v.s. mat, vatten, medicin, ser till att djuren äter, putsar sig, inte blir nedkylda etc.
  • rengöring av burar, djurrum, voljärer, pooler m.m.
  • journalför det dagliga arbetet

G: Teamledare - tvätt

  • planerar de dagliga insatserna tillsammans med B, och rapporterar tillbaka till B kontinuerligt
  • tvättar fåglarna

Arbetsteam och volontärer

Med hjälp av volontärer kan djurvårdsgruppen/teamledarna, bilda arbetsteam för de olika uppgifterna. Försök hitta en balans mellan volontärernas egna intressen och färdigheter, och var de behövs mest. Det finns så klart uppgifter som är mindre roliga än andra, men allt måste göras för att räddningsinsatsen ska få ett lyckat resultat. Vissa saker som man kan tänka på när det gäller volontärer är bl.a:

  • Upprätta en lista över alla volontärer, och ta personuppgifter på var och en; namn, personnummer, telefonnummer, adress, e-mail, samt om de har några värdefulla kunskaper/färdigheter, som ex. körkort, båtvana, djurvana etc.
  • Alla volontärer bör informeras om riskerna med arbetet, som att oljan är farlig och skyddskläder krävs, att ex. fältarbetet kan vara väldigt krävande, kallt/varmt, fysiskt krävande med oländig terräng etc. Samt att det förekommer sjukdomar "zoonoser" hos vissa djur som är överförbara på människor.
  • De som har nedsatt immunförsvar eller är gravida bör inte ha direkt kontakt med djuren, eller om de ex. har astma bör de undvika situationer som kan utlösa problem etc.
  • De bör även bli informerade om den mentala stress som kan förekomma i form av lidande djur eller djur som måste avlivas, eller andra känslomässiga situationer som kan förekomma i en krissituation.

Det är viktigt att projektledaren/na och teamledarna uppmuntrar och "lär upp" volontärer så att de kan bidra med värdefulla insatser. Det bör även upprättas fikarum e.dyl. där de som arbetar kan ta igen sig en stund, äta och dricka ordentligt samt för andra ev. behov.

I samband med större katastrofer kan ledningsgruppen/djurvårdsgruppen utse en volontärkoordinator, som håller i allt rörande volontärerna, som kan informera dem, ta uppgifter och fördela dem där de behövs som bäst.